PENENTUAN TANGGAL POSTING DALAM KAITAN PERIODE TUTUP BUKU PADA APLIKASI SAKTI

I

Salah satu azas dalam laporan keuangan adalah konsistensi dimana laporan keuangan pada suatu periode lalu yang pernah kita sajikan apabila disajikan kembali pada periode selanjutnya tidak akan berubah. Aplikasi legacy belum melakukan validasi atas perilaku user yang merubah transaksi yang lalu. Padahal transaksi tersebut pernah dilaporkan sebelumnya sehingga laporan keuangan yang lalu apabila dilaporkan kembali pada saat sekarang akan menghasilkan laporan yang berbeda dengan waktu itu. Pengembangan Aplikasi SAKTI melakukan validasi atas kondisi diatas dengan menggunakan mekanisme Posting dan periode tutup buku atau closing date.

 

Tutup buku akan menjadi parameter penentuan tanggal posting atas semua transaksi yang terjadi pada modul-modul lain dalam Aplikasi SAKTI. Sedangkan mekanisme posting akan menjadi parameter untuk menentukan mekanisme koreksi pada modul Aplikasi SAKTI yang lain. Tutup buku dilakukan setiap bulan dan ada dua jenis yaitu:

 

1. Tutup buku sementara

Tutup buku sementara dilakukan pada saat Modul GL dan Pelaporan melakukan pengiriman ADK untuk rekonsiliasi. Hal ini dilakukan untuk menjaga konsistensi bahwa pada masa rekonsiliasi tidak ada transaksi lain yang masuk dari modul-modul lain Aplikasi SAKTI pada periode ADK yang dilakukan rekon. Tutup buku sementara bisa dilakukan pembatalan tutup buku dengan pertimbangan apabila saat rekonsiliasi terdapat selisih sehingga ada transaksi yang harus di perbaiki maka sistem masih memungkinkan memasukkan kesalahan transaksi kedalam periode sebelumnya.

 

2. Tutup buku permanen

Ada dua jenis tutup buku permanen, yaitu:

 

a. Tutup Buku Permanen Manual

Tutup buku permanen manual dilakukan dengan menekan tombol proses tutup buku permanen manual dengan asumsi bahwa rekonsiliasi telah final dan berita acara rekonsiliasi sudah di upload kedalam SAKTI. Tutup buku ini tidak bisa dilakukan apabila tanggal sistem belum menunjukkan akhir bulan atau belum mendapatkan informasi close dari modul lainnya.

 

b. Tutup Buku Permanen Otomatis

Tutup buku ini dilakukan oleh sistem guna melakukan tutup buku apabila sistem belum melakukan tutup buku manual sampai batas akhir closing date pada periode tertentu. Hal ini terjadi ketika sysdate atau tanggal sistem server telah menunjukkan tanggal sesuai tabel closing date yang ada dalam sistem walaupun belum ada informasi close dari modul lainnya.

 

Secara umum, untuk semua transaksi dari modul-modul Aplikasi SAKTI, minimal data akan mempunyai tiga tanggal yaitu tangal sistem, tanggal buku, dan tanggal posting. Berikut adalah istilah-istilah yang akan digunakan sebagai gambaran dalam menentukan tanggal posting dari suatu transaksi:

1. Tanggal Dokumen, selanjutnya ditulis TgBuku adalah tanggal sesuai tanggal yang diinputkan manual kedalam sistem (biasanya tanggal dokumen).
2. Tanggal System, selanjutnya ditulis Tgsystem adalah tanggal server ketika data dilakukan koreksi.
3. Tanggal Posting, selanjutnya ditulis TgPost adalah tanggal yang di-generate oleh aplikasi berdasarkan case-case yang ada yang akan digunakan sebagai acuan tanggal (periode) dalam menyusun laporan keuangan.
4. Tanggal closed, selanjutnya ditulis TgClosed adalah tanggal yang telah ditentukan oleh referensi pada setiap bulannya untuk menentukan batas akhir koreksi transaksi pada periode sebelumnya.
5. Kondisi Post adalah kondisi COA yang sudah dilakukan posting sehingga terbentuk Trial Balance.
6. Kondisi Unpost adalah kondisi COA yang belum dilakukan posting.
7. Kondisi Close adalah kondisi Trial Balance yang sudah dilakukan tutup buku sehingga terbentuk saldo awal.
8. Kondisi Unclosed adalah kondisi Trial Balance yang belum dilakukan tutup buku.
9. Soft Delete adalah suatu kondisi data dalam database dimana terhapus tetapi data tidak dihapus secara permanen sehingga saat dibutuhkan pada tracing COA ke transaksi dapat dipanggil kembali.

10. Contoh Kasus :

Berikut adalah tabel kemungkinan kondisi dan penentuan tanggal posting-nya:
Asumsi transaksi sudah dilakukan posting

Penjelasan Case :

 

1. CASE I

Tahun dari tanggal buku sama dengan tahun pada tanggal sistem dan bulan dari tanggal buku sama dengan bulan dari tanggal sistem.

a. Tanggal buku sama dengan tanggal sistem

Transaksi diinputkan dengan tanggal buku 03-Maret-2013 dan tanggal sistem server menunjukkan tanggal 03-Maret-2013 dan periode pada tanggal tersebut belum closed maka tanggal posting dari transaksi tersebut akan diberikan tanggal 03-Maret-2013

b. Tanggal buku lebih kecil dari tanggal sistem

Transaksi diinputkan dengan tanggal buku 03-Maret-2013 dan tanggal sistem server menunjukkan tanggal 05-Maret-2013 dan periode pada tanggal tersebut belum closed maka tanggal posting dari transaksi tersebut akan diberikan tanggal 05-Maret-2013

 

2. CASE II

Tahun dari tanggal buku sama dengan tahun pada tanggal sistem dan bulan dari tanggal buku tidak sama dengan bulan dari tanggal sistem.

a. Tanggal buku lebih kecil dari tanggal sistem dan periode pada tanggal tersebut belum closed

Transaksi diinputkan dengan tanggal buku 23-Maret-2013 dan tanggal sistem server menunjukkan tanggal 03-April-2013 maka tanggal posting dari transaksi tersebut akan diberikan tanggal 31-Maret-2013

b. Tanggal buku lebih kecil dari tanggal sistem dan periode pada tanggal tersebut sudah closed

Transaksi diinputkan dengan tanggal buku 23-Maret-2013 dan tanggal sistem server menunjukkan tanggal 16-April-2013 maka tanggal posting dari transaksi tersebut akan diberikan tanggal 16-April-2013

 

3. CASE III

Tahun dari tanggal buku tidak sama dengan tahun pada tanggal sistem

a. Tanggal buku lebih kecil dari tanggal sistem dan periode pada tanggal tersebut belum closed

Transaksi diinputkan dengan tanggal buku 23-Maret-2013 dan tanggal sistem server menunjukkan tanggal 03-April-2014 maka tanggal posting dari transaksi tersebut akan diberikan tanggal 31-Desember-2013

b. Tanggal buku lebih kecil dari tanggal sistem dan periode pada tanggal tersebut sudah closed

Transaksi diinputkan dengan tanggal buku 23-Maret-2013 dan tanggal sistem server menunjukkan tanggal 16-April-2014 maka tanggal posting dari transaksi tersebut akan diberikan tanggal 16-April-2014

 

 

Penulis: Faried Zamachsari (Pranata Komputer pada DTP)

Seumber : http://www.span.depkeu.go.id