Di era Teknologi Informasi saat ini sebuah sistem merupakan harga mutlak yang mesti dimiliki oleh setiap
instansi pemerintah untuk mempermudah dalam pelaksanaan kegiatan
perencanaan sampai pertangungjawaban tak terkecuali transaksi keuangan
yang bisa menjadi barometer dalam melihat output kinerja suatu instansi. Dengan menggunakan sebuah sistem setidaknya tingkat kesalahan lebih dapat di minimalkan jumlahnya, sama halnya dengan tubuh manusia, sistem yang komplek harus memiliki integrasi antara modul-modul yang ada di sistem tersebut.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari Sistem
Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu
dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya.
Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file
suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu
sistem menjadi input bagi sistem lainnya. Secara manual juga dapat
dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu bagian dibawa
kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung
dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat
integrasinya menjadi tinggi.
Keuntungan
utama dari integrasi sistem informasi adalah membaiknya arus informasi
dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan
waktu, namun demikian akan semakin banyak informasi yang relevan dalam
kegiatan manajerial yang dapat diperoleh bila diperlukan. Keuntungan ini
merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan (mengunggulkan) sistem
informsi terintegrasi karena tujuan utama dari sistem informasi adalah
memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat. Keuntungan lain
dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer dalam hal ini pimpinan kantor atau pihak lainnya
untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh
bagian nya agar secara rutin mengalir ke system lain yang memerlukannya.
Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk membantu organisasi.
Bicara system,
tentu saja kita hal ini tidak luput dari istilah software (perangkat
lunak). karena pada dasarnya perangkat teknologi hanya terdiri atas dua
jenis ” Software dan Hardware” dan dua jenis ini didukung oleh
penggunanya / pemakai dengan istilah “Brainware”. Jika kita mengacu pada konteks diatas,
disini terlihat jelas sistem tidak akan dapat berjalan dengan baik
tanpa adanya dukungan dari manusia sendiri yang akan menjalankan sistem
tersebut.
Satuan
Kerja (Satker) dan Satuan Kerja Perangka Daerah (SKPD) sebagai pengguna
dana Anggaran Pendatan Belanja Negara (APBN) dalam tatakelola
perencanaan, pelakasanaan dan pertanggung jawaban APBN memiliki System
yang selama ini dibangun oleh Kementerian Keuangan masih dalam bentuk
aplikasi yang terpisah dengan database yang terpisah dan juga berbeda
jenis databasenya. Aplikasi yang digunakan dalam Satker mulai aplikasi
RKAKL-DIPA, PERAN, AFS, GAJI, SPM, SIMAK-BMN, PERSEDIAAN, SAKPA
merupakan aplikasi-aplikasi yang terpisah yang secara substansi
informasi dari satu aplikasi tersebut dibutuhkan oleh aplikasi yang
lain. Proses penginputan kembali sebagai informasi awal dari satu
aplikasi yang sebenarnya merupakan produk dari aplikasi yang lain akan
rentang sekali terjadinya kesalahan input dan juga merupakan kegiatan
yang tidak efektif karena terjadi penginputan yang berulang (redudansi
data).
Dalam
pandangan lain ada cerita dari Satker atas ketidak tepatan waktu dalam
peyampaikan informasi atas transaksi yang oleh suatu bagian dihasilkan
dimana informasi itu merupakan informasi yang sangat di butuhkan oleh
bagian lainnya. Kondisi riil dilapangan terdapat keterlambatan dalam
menginformasikan dokumen output tersebut ke bagian lain yang membutuhkan
infomasi tersebut. Semisal pada saat kontrak atas pengerjaan suatu
pengadaan telah selesai dan telah terima BAST pada bagian pengadaan,
bagian pencatatan aset SIMAK-BMN tidak segera mendapatkan BAST tersebut
sehingga pada saat pelaporan keuangan bulanan terjadi informasi yang
kurang memadai. Apalagi bagian Akuntansinya yang secara prosedural akan
mendapatkan informasi dari bagian pencatatan SIMAK-BMN. Atau semisal
bendahara melakukan penyetoran pendapatan tetapi informasi ini belum
dilaporkan ke bagian akuntansi sehingga pada saat pelaporan, terjadi
penyampaian informasi yang kurang memadai juga. Masih banyak kasus-kasus
lain yang menunjukkan kelemahan atas suatu sistem yang tidak
terintegrasi.
Untuk
pembukuan bendahara baik bendahara pengeluaran maupun bendahara
penerimaan belum ada aplikasi yang secara resmi dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. Demikian juga dalam hal pencatatan atas kontrak dan supplier belum terdapat aplikasi, dimana saat adanya BAST atas suatu kontrak yang ada, kita dapat melakukan verifikasi antara BAST dengan dokumen kontrak awalnya dengan melakukan pencatatan BAST tersebut kedalam sistem aplikasi.
Dalam hal pelaporan keuangan menurut UU Perbendaharaan Negara 70
ayat (2) UU 1/2004 Ketentuan mengenai pengakuan dan pengukuran
pendapatan dan belanja berbasis akrual dilaksanakan selambat-lambatnya
tahun 2008. Basis akuntansi yang ada sampai dengan sekarang kita mengunakan cash to ward accrual dimana kita mengakui pendapatan dan belanja dengan cash basis dan untuk neraca menggunakan accrual basis.
Sehingga dalam per Dirjen. Perbendaharaan No. 62/PB/2009 diamanatkan
K/L dalam menyusun laporan keuangan ditambahkan diwajibkan menambahkan
informasi pendapatan dan belanja secara accrual.
Sejalan dengan implementasi Sistem Perbendaharaandan Anggaran Negara (SPAN) pada Kementerian Keuangan, Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI)
merupakan solusi yang akan diberikan oleh Kementerian Keuangan dalam
melaksanakan integrasi sistem dan penerapan akuntansi berbasis akrual. Aplikasi SAKTI menganut singgle database yang terdiri dari 8 modul yaitu : (1)
Modul Penganggaran (2) Modul Komitmen (3) Modul Pembayaran (4) Modul
Bendahara (5) Modul Persediaan (6) Modul Aset Tetap (7) Modul General Ledger dan Pelaporan (8) Modul Administrasi.
Penggoperasian Aplikasi SAKTI
akan banyak melibatkan pengguna dengan kewenangan yang berbeda-beda,
mulai dari pengguna sebagai KPA, KPB, Bendahara, PPK, PPSPM, atasan
langsung operator dan operator masing-masing modul. Masing-masing user
memiliki kewenangan yang berbeda dalam mengoperasikan Aplikasi
SAKTI. Secara umum ada 3 tingkatan user didalamnya. Pertama user
operator yang memiliki kewenangan menginput, merubah dan menghapus suatu
transaksi, Kedua validator bisa atasan langsung operator yang memiliki
kewenangan untuk melakukan validasi dan memberikan ceck list atas
suatu transaksi yang sudah divalidasi serta mengembalikan ke operator
apabila tidak disetujui untuk diperbaiki. Ketiga Approver bisa KPA, KPB,
PPK atau yang lainnya sesuai dengan modul SAKTI yang digunakan dan
memiliki kewenangan memberikan persetujuan atas suatu transaksi dan
secara otomatis akan membuat jurnal untuk dikirim ke modul GLP atas
transaksi yang membuat jurnal. Pada pembuatan ADK yang akan dikirimkan
ke SPAN melalui Portal SPAN, pejabat berwenang bisa KPA, PPK, KPB atau yang lainnya akan menginputkan PIN sebagai alat pengamanan atas transaksi tersebut. Dengan penjelasan ini dapat dikatakan SAKTI akan meletakkan nilai sinergi antar lini pada instansi.
Aplikasi
SAKTI menganut beberapa konsep yang ideal dalam sebuah sistem yang
diharapkan akan membuat laporan keuangan lebih akurat dan akuntabel
dengan menjunjung asas konsistensi didalamnya. Aplikasi SAKTI menganut pola: Pertama closing date dimana apabila transaksi pada suatu periode sudah dilakukan tutup buku maka transaksi yang ada tidak bisa diubah, apabila akan dilakukan perbaikan atas transaksi tersebut akan dibuatkan transaksi baru yang akan dibukukan dalam periode selanjutnya. Kedua hystorical transaction dimana
koreksi atas suatu transaksi yang sudah dilakukan posting akan
membentuk transaksi baru. Jurnal bentukan yang ada, pertama akan dibuatkan jurnal pembalik atas transaksi yang salah dan kemudian akan membentuk jurnal baru atas transaksi perbaikannya. Ketiga audit trail
merupakan salah satu fitur dalam suatu program yang mencatat semua
kegiatan yang dilakukan tiap user dalam suatu tabel log secara rinci. Audit Trail
secara default akan mencatat waktu , user, data yang diakses dan
berbagai jenis kegiatan. Jenis kegiatan bisa berupa menambah, merungubah
dan menghapus. Audit Trail apabila diurutkan berdasarkan waktu
bisa membentuk suatu kronologis manipulasi data.Dasar ide membuat fitur
Audit Trail adalah menyimpan histori tentang suatu data (dibuat, diubah
atau dihapus) dan oleh siapa serta bisa menampilkannya secara
kronologis. Dengan adanya Audit Trail ini, semua kegiatan dalam program yang bersangkutan diharapkan bisa dicatat dengan baik.
Penulis : Faried Zamachsari (Pranata Komputer pada DTP) - www.span.depkeu.go.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar